Hoy daremos algunos consejos para organizar un evento corporativo, dado que la mayoría de las personas calculan mal los ingresos que podrían obtener por un evento corporativo, es esencial que establezcas una estrategia para organizar tu próximo evento. Aparte del dinero, la planificación de un evento requiere que seas un buen anfitrión, preparado para cualquier cosa.
Para hacer de tu próximo evento una experiencia memorable, sigue estos 6 consejos para organizar un evento corporativo.
1. Necesitas un objetivo
La primera pregunta que debes hacerte, antes de sumergirte en la planificación y los gastos que conlleva la organización de un evento corporativo, es «¿por qué?»
Para cualquier empresa que esté a punto de lanzar un nuevo producto, expandir su lista de clientes, atraer medios locales o conocer nuevos clientes, un evento corporativo es una gran idea. Incluso si solo deseas mover algunos productos antiguos, eso al menos te brinda un marco en el que encajar tu evento. Siempre que se te ocurra una idea para tu evento, puedes preguntarte «¿cómo nos permite esto mover nuestros productos antiguos?» para asegurarte de que funcione para todos.
2. Establecer el alcance
Hay muchos tipos diferentes de eventos y todos sirven para diferentes propósitos.
Hay mezcladores con refrescos y entremeses que permiten que las personas se conozcan entre sí. Hay fiestas con entretenimiento que celebran un nuevo lanzamiento o hacen que la gente celebre contigo un hito o un premio. También hay eventos estilo conferencia con talleres y oradores que le brindan la oportunidad de compartir su conocimiento y expandirse a nuevas industrias.
Si nunca antes has realizado un evento, no comiences con algo pesado en logística que podrías volverte loco rápidamente. Una conferencia de un día de duración con profesionales reunidos en las salas de conferencias del hotel cada una o dos horas podría ser un dolor de cabeza. Discutir tu talento, tener suficientes asistentes o incluso la cantidad correcta de sillas podría mantenerte despierto toda la noche.
Prueba algo más parecido a un mezclador o taller de una hora para ayudarte a lograr muchos de los mismos tipos de objetivos.
3. El tiempo es clave
Si deseas que tu evento tenga éxito, debes programarlo a la perfección.
Mira cuando suceden otros eventos relacionados con el tuyo. Podría haber algunos beneficios al organizar tu evento el mismo fin de semana que una serie de eventos relacionados con la industria.
Ten cuidado con los días festivos o los eventos comunitarios. No compitas con una amada búsqueda de huevos de Pascua o la iluminación del árbol de Navidad.
Piensa en cuánto tiempo necesitarán todos para prepararse para el evento. Si traes a muchas personas de fuera de la ciudad, es posible que necesiten varias semanas para planificarse. También necesitarás tiempo para correr la voz.
4. Construye tu comité de planificación
Si aún no sabes quién estará a cargo del evento, debes comenzar a formar tu equipo lo antes posible. Es posible que desees elegir a un miembro del personal, pero también es posible que desees que alguien lo respalde mientras lidera.
Los roles deben estar claramente definidos antes de que las cosas se salgan de control. No querrás que te queden algunos elementos importantes porque alguien pensó que era el trabajo de otra persona. Tu equipo debe comprometerse a hacer el trabajo.
Una vez que esté formado, puedes sentarte y repasar los detalles del evento. De principio a fin, imagina todo lo que puedas necesitar. También necesitarás mano de obra en este evento, así que asegúrate de tener suficiente personal.
Es mejor estar preparado para alguien que no se presenta que confiar demasiado en la capacidad de otra persona para hacerlo.
5. Haz tu presupuesto
Sin presupuesto, realmente estás planeando este evento sin una red. Los eventos corporativos dependen de un presupuesto creado por un departamento de marketing o promociones. Si aún no lo has configurado, debes asignar dinero para ello.
Sin embargo, tu presupuesto debe tener en cuenta los costos reales de realizar un evento. Tu comité de planificación debería poder llegar a algunas cifras aproximadas de cuánto cuesta alquilar un espacio, proporcionar bebidas y alquilar equipos.
Esto te permitirá saber cuál debe ser tu objetivo, ya que siempre debes generar más ganancias de las que gastas en tu evento. Considera los clientes potenciales generados como ganancias obtenidas y podrás equilibrar la balanza para que tu presupuesto tenga sentido.
6. Haz correr la voz
Aquí es donde te conviertes en un general, desplegando tropas estratégicamente por todas partes para atraer gente a tu evento. Decide si atacarás por medios impresos, por un anuncio en línea o por radio.
Usa tu lista de correo electrónico actual para avisar a tus contactos. Imprime algunos materiales para repartir o algunas vallas publicitarias para colocar en lugares estratégicos.
Ahora, alerta a los medios. Necesitas involucrar a la comunidad, así que alerta a los periódicos, blogs y radios locales. Envía un comunicado de prensa a los medios locales e invítalos a cubrir el evento.
Construir una buena relación con la prensa es una excelente manera de generar compromiso con la comunidad, un núcleo fiable para tu base de clientes.
Un evento corporativo puede ser emocionante
Cuando organices un evento corporativo, la mayoría de las personas involucradas recibirán un día libre de su trabajo habitual en la oficina. Esto significa que depende de ti hacer que sea divertido, atractivo y relajante. Asegúrate de ser complaciente y ofrezcas recompensas por su participación.
Esperamos que te hayan sido útiles estos consejos para organizar un evento corporativo. Si está pensando en un fotomatón divertido para promocionar tu próximo evento en las redes sociales, contacta con nosotros para ayudarte a que tu evento corporativo sea un éxito.
